Offline oder online? Wie du effektiv deinen Alltag organisierst

Auf meinem YouTube-Kanal habe ich in einem der Vlogs die Anregung bekommen, dir mal mitzuteilen, wie ich im Kampf der Alltagsgefechte aufkeimende Ideen festhalte. Danke an Beatrix für die Idee und viel Spaß nun beim Lesen!

Die liebe Beatrix fragte mich:

Hallo Annika, ich würde mich gerne in meinem Alltag besser organisieren. Um seinen Kopf freizuräumen, sollte man sich doch alles, was einem gerade einfällt, niederschreiben, seien es Ideen, To dos, Finanzen, Planung usw….. habe ich mal gehört 🙂 Mich würde brennend interessieren, wie du das handhabst! Hast du Tipps und Tricks? Bist du jemand, der alles digitalisiert, oder eher jemand der alles lieber handschriftlich, z.B. in Form eines fetten Ordners hat und den immer mit sich rumschleppt?

Bevor ich dir zeige, welches System für MICH funktioniert (das heißt nicht, dass es für dich auch das richtige System ist), lege ich dir mein Video über Zeitmanagement ans Herz. Es gibt einen Einstieg, wie ich meine 24 Stunden mit dem Haufen anstehender Tätigkeiten in Einklang bringe und dennoch genug Zeit habe, Serien zu gucken, mit dem Hund zu gehen oder ehrenamtlich aktiv zu sein:

Kommen wir nun zum heutigen Thema:

Wie organisiert man seinen Kopf?

Im Grunde fragt Beatrix ja, wie man die Dinge, die einem im Laufe des Tages einfallen, nicht vergisst, sondern vielleicht sogar gleich strategisch klug festhält.

Ich bin da vielleicht nicht die beste Ansprechperson, weil ich sehr häufig meine aktuelle Tätigkeit unterbreche, um etwas zu tun, was mir gerade in den Kopf gekommen ist, aber vielleicht ist es ja auch gerade deshalb interessant, zu sehen, wie ich versuche, den Überblick zu behalten.

Die Offline-Varianten

1. Tageskalender

Wie im Video erzählt, besitze ich einen Tageskalender mit Seiten, auf denen ein kompletter Tag auf einer Seite abgedruckt ist (meiner ist von Moleskine*). In den trage ich jeden Sonntagabend meine kommende Woche ein, sowie Termine in der Zukunft, die von vornherein feststehen (Geburtstage, Buchmessen, Urlaube). So sehe ich auf einen Blick, wie viel Zeit ich an welchem Tag tatsächlich habe – und widerstehe der Versuchung, alles Mögliche in einen Tag zu quetschen, weil ich denke, dass ich da ja keine Termine habe. Ich trage auch meine Mittagspause ein und meine Abwesenheiten an den diversen Abenden. So entlaste ich meinen Kopf mit den Alltagsdingen.

Auf einen Blick kann ich sehen, wann ich wofür Zeit haben werde, wann ich z. B. an wen Coachings gebe, was ich bis dahin noch vorbereiten muss oder wer noch auf etwas von mir wartet.

2. Whiteboard

Seit ein paar Wochen besitze ich zudem ein Whiteboard. Jetzt gerade beinhaltet es eine Aufstellung der Figuren meiner geplanten Serie inklusive Fotos, Handlungsstrang und Charaktereigenschaften. Zuvor aber habe ich es benutzt, um meine “laufenden Geschäfte” vor Augen zu haben: offene Rechnungen in aller Regel, also Aufträge, die ich bereits erledigt habe, für die aber noch Raten ausstehen. Dort stehen auch die Daten, wann das Geld überwiesen werden soll und dieses Datum übertrage ich dann in meinen Tageskalender. So weiß ich beispielsweise, dass Kundin X am Donnerstag ihre dritte Rate bezahlen soll und ich kann Donnerstag prüfen, ob das Geld eingegangen ist.

Ein Whiteboard lässt sich für alles Mögliche benutzen, man muss nur mal ein bisschen brainstormen. Du könntest darauf Ideen zu Romanen festhalten, oder es für die Einfälle benutzen, die dir plötzlich kommen (falls du, wie ich, zu 95 % in Reichweite des Whiteboards sitzt). Ich würde dir dann empfehlen, dir zur Routine zu machen, jeden Morgen oder Abend die Einfälle der Tafel dorthin zu übertragen, wo sie hingehören: Ideen für Romane in ein Planungsbuch/Notizbuch (offline oder online), To-Do-Dinge aufteilen (siehe unten) und Planungen in ein dafür vorgesehenes Planungsbuch.

Wenn es dir keine Probleme bereitet, könntest du auch alles in das gleiche Buch schreiben, aber übersichtlicher ist es mit getrennten Büchern.

Die Online-Varianten

Natürlich gibt es auch genug Apps, Softwarelösungen, etc. um deine Gedanken und Ideen online oder digital festzuhalten. Ich persönlich bin ein Fan des Leitsatzes “arbeite zuerst mit dem, was du hast”, weshalb es bei mir sehr übersichtlich ist:

1. Google Kalender

Die Dinge, die im Tageskalender auf Papier stehen, stehen auch in meinem Kalender. Das hat den Vorteil, dass ich dort erinnert werden kann. Wann immer ein Coaching, Telefongespräch oder etwas anderes ansteht, bekomme ich eine Erinnerung.

Mir persönlich rettet es regelmäßig den Hintern, weil ich schon viele Male vergessen hätte, dass ich diesen oder jenen Termin habe.

Morgens schaue ich einfach in den Kalender und plane daraufhin den Tag. Dabei ist der digitale Kalender der aktuellste, denn hier werden zum Teil automatisch Termine eingetragen (Hinweis: Für jeden, der sich in meinen Newsletter einträgt, gibt es ein kostenloses halbstündiges Beratungsgespräch. Die Termine zu diesen Gesprächen werden automatisch in meinen Kalender eingetragen).

Es kommt vor, dass ich den Papierkalender vernachlässige. Dann kann ich sicher sein, dass zumindest der elektronische noch aktuell ist und mich nicht im Stich lässt. Auf ihn kann ich von meinem Laptop, dem Handy oder dem Tablet aus zugreifen.

Warum doppelt? Weil es mir Sicherheit gibt. Es macht mir Spaß, den Papierkalender zu befüllen und ich habe das Gefühl, geordnet und strukturiert in den Arbeitsalltag zu starten. Zur Sicherheit dient der Google Kalender.

2. Notizen-App

Für Ideen, Einfälle, Sprüche oder auch einfach nur Notizen nutze ich die bereits integrierte Notizenfunktion meines iPhones. Die synchronisiert sich automatisch mit dem Mac und ich kann wieder von überall darauf zugreifen.

Dort schreibe ich alles Mögliche rein, mit dem ich mich zu einem späteren Zeitpunkt beschäftigen werde: Ideen für Handlungsstränge oder Twists meiner Geschichten, Hashtags für Instagram, Telefonnotizen, Social-Media-Ideen (z.B. für anstehende Gewinnspiele), Filme, die ich unbedingt mal sehen will, Notizen zu Häusern, die ich mir angesehen habe, Fragen, die ich mir unterwegs stelle und irgendwann beantwortet haben will, und so weiter.

Wenn ich dann mal Freizeit habe, schaue ich die Notizen durch und verarbeite sie.

Wichtig: Ich schreibe hier keine To-Dos rein, weil ich hier nicht regelmäßig reinsehe. Die Dinge in meiner Notizen-App sind langfristige Ideen und Projekte, die keinen Zeitdruck erzeugen, sondern einfach gemacht werden müssen.

Der Trick, keinen To-Do-Stapel zu haben

Ich habe in der Regel keinen wirklichen To-Do-Stapel. Trotzdem habe ich natürlich Aufgaben, die erledigt werden müssen. Bei der Organisation dieser Dinge halte ich mich an die Tipps aus dem Buch “simplify your life“*:

1. Ich habe eine Hängeregistratur statt diverser Stapel

Bei IKEA habe ich mir Zeitungshalter gekauft, die meine verschiedenen Ablagesysteme sind. In einem ist alles, was “abgelegt” werden muss (Rechnungen, Briefe), in einem anderen sind Unterlagen zu meinen aktiven Coachingkunden (die Coachings, die beendet sind, wandern dann in einen simplen Aktenordner und werden so “archiviert”), und so weiter. Das muss allerdings alles regelmäßig ausgemistet werden, sonst quillt es über (bei mir wird es wieder Zeit!).

2. Ich versuche To-Do-Stapel zu vermeiden

Es klappt zugegebenermaßen nicht immer, aber ich versuche, keine To-Do-Stapel entstehen zu lassen. Wenn es getan werden muss, dann probiere ich, es sofort zu tun – oder eine passende Aktion zu veranlassen.

Beispiel:

Wenn ich nachmittags die Post hole und eine Rechnung dabei ist, begleiche ich sie umgehend.
Wenn ich per Mail eine Rechnung erhalte, drucke ich sie aus, begleiche sie und lege die Rechnung auf den “Ablage”-Stapel (man könnte sie auch sofort wegheften, das wäre sogar klüger).
Wenn ich einen Brief z.B. vom Finanzamt bekomme, trage ich mir einen Bearbeitungstermin dafür in meine Kalender ein (beispielsweise am nächsten Tag um 15 Uhr) und lege ihn dann entweder auf den Schreibtisch oder in einen To-Do-Ordner – der niemals mit nicht gemachten To-Dos überquellen darf. Alles, was da drin ist, muss in kurzer Zeit bearbeitet werden, was alleine schon durch den festgelegten Termin geschieht.

Wenn ich doch mal im Chaos versinke, was alle paar Monate vorkommt, weil ich mich nicht konsequent an mein System halte, dann räume ich mir 3-4 Stunden Zeit ein und mache eine “große Ablageaktion”, inklusive Musik, Kaffee und guter Laune. Hierbei verfahre ich dann nach der Vier-Quadranten-Methode.

Nachteile dieses Systems

Die Vorteile schreib ich gar nicht erst auf, weil sie klar sein sollten: Übersichtlichkeit, Ordnung, Struktur.

Es gibt aber natürlich Nachteile: Das System funktioniert nicht mehr, sobald ich nachlässig werde. Darüber habe ich im letzten Beitrag gesprochen, als es um Buchhaltung ging. Eigentlich habe ich mir jeden Mittwoch die Buchhaltung vorgenommen, um immer auf dem aktuellen Stand zu sein. Aber ehrlich gesagt habe ich schon seit Wochen nichts mehr gemacht und der drohende To-Do-Stapel wird langsam so groß, dass ich weglaufen will.

Man muss konsequent sein, wenn dieses System für einen arbeiten soll. Für mich persönlich funktioniert es ziemlich gut, so gut, dass es bisher das beste System ist, das ich probiert habe.

Wie aber ist das bei dir?

Wie organisierst du dein Leben, deinen Beruf, deine Familie, dein Schreiben? Lass es mich unten in den Kommentaren wissen!