Zeitfresser: E-Mails

Huch, eben war es doch noch 8 Uhr, wieso ist es schon 10?

So oder so ähnlich geht es vielen Menschen, egal, ob sie im Büro arbeiten, zu Hause sind oder unterwegs. Zeitfresser lauern an jeder Ecke. Nehmen wir uns Zeit, sie zu eliminieren.

Häufige Unterbrechung durch E-Mails und Anrufe

Laut der Internetseite Officetime.net verbringen die Hälfte der Befragten mindestens eine oder zwei Stunden pro Tag mit dem Abrufen und Bearbeiten von E-Mails.

Das ist gesehen auf einen Acht-Stunden-Arbeitstag ziemlich viel, wenn man bedenkt, was es noch anderer Arbeit zu erledigen gibt.

Nicht nur Lebensweisheiten-Guru Tim Ferriss hat es erkannt, auch hunderte Zeitmanagement-Methoden empfehlen, E-Mails nur zwei Mal am Tag abzurufen.
Das ist für die meisten eine große Überwindung und einfacher gesagt als getan. Damit sind in erster Linie berufliche E-Mails gemeint (private sollten während der Arbeitszeit ohnehin nicht abgefragt werden). Probiere es mal einen Tag lang aus:

• Nach dem Hochfahren des PCs zuerst eine Aufgabe erledigen, die heute gemacht werden muss – ohne vorher E-Mails zu checken!
• Erst danach den E-Mail-Account aufrufen
• E-Mails bearbeiten, To-Dos erstellen
• E-Mail-Account schließen oder automatisches Senden und Empfangen deaktivieren
• E-Mails erst wieder nach frühestens 4, besser 6 Stunden überprüfen – außer natürlich, man erwartet eine sehr wichtige E-Mail, deren Bearbeitung nicht so lange warten kann

Gerade für Autoren machbar

Ich habe es ausprobiert – und wäre fast gescheitert. Auf der Arbeit habe ich mich nicht getraut, diese Vorgehensweise umzusetzen, um meine Kollegen und Vorgesetzten nicht zu verärgern („Hast du meine E-Mail nicht gelesen?!“), also habe ich den Test am Wochenende bei mir zu Hause gemacht.

Als ich mich überwunden hatte, meine E-Mails nicht zu checken und stattdessen intensiv an meinem neuen Roman zu schreiben und die Dinge zu erledigen, die wichtiger waren als E-Mails, fühlte ich mich richtig gut. Ich schaffte viel mehr als normalerweise und war stolz, dem Drang nicht nachzugeben.

Als ich meine E-Mails am Nachmittag endlich überprüfte, war ich fast enttäuscht, dass die Welt nicht untergegangen war. Das meiste war Spam, andere Dinge hatten sich bereits erledigt und die übrigen Mails konnte ich in Ruhe beantworten, denn ich hatte meine Aufgaben für heute erledigt.

Gerade für Autoren bietet es sich an, E-Mails nicht ständig abzurufen, denn ihr Hauptaugenmerk sollte auf dem Schreiben (Plotten, Überarbeiten, …) liegen und nicht auf der Beantwortung von E-Mails. Wer niemanden vor den Kopf stoßen will, richtet sich eine automatische Antwort ein, in der steht, dass die E-Mails mittags und abends bearbeitet werden (oder wann immer es sich einrichten lässt).

Für Fortgeschrittene: E-Mails nur täglich / werktags

Es klingt fast wie Irrsinn, wenn man zu denjenigen gehört, die täglich zwei Stunden damit verbringen, ihre E-Mails zu bearbeiten: Wer wirklich Zeit sparen will, sollte seine E-Mails nur ein Mal am Tag abrufen, und das am besten nur wochentags. Nach der Facebook-Diät ist dies mein neues Projekt, auf das ich demnächst weiter eingehen werde.

Ich kann nur jedem ans Herz legen, dieses Prinzip auszuprobieren: Zwei Mal E-Mails checken reicht vollkommen aus. Wer wirklich Zeit sparen will, ruft seine Mails nur ein Mal am Tag ab! Deine Umwelt wird sich damit abfinden und du lernst, effizient mit der Flut zu arbeiten.